Stuveroverleg

Uit SUHasselt
Ga naar: navigatie, zoeken

Het Stuveroverleg is een vergadering waarin alle studentenvertegenwoordigers van eenzelfde faculteit eventuele problemen op niveau van de faculteit of opleiding(en) aankaarten en bespreken. Het Stuveroverleg brengt alle OMT-leden, StuRa-leden en vertegenwoordigers van de evaluatievergaderingen samen. Het moet minstens éénmaal per onderwijsperiode plaatsvinden.

Draaiboek Stuveroverleg

Om de werking van het Stuveroverleg te harmoniseren, volgens de manier zoals aangenomen door de algemene vergadering, is dit draaiboek opgesteld.

Organisatie van het Stuveroverleg

Men start de organisatie van het Stuveroverleg het best voor het begin van het academiejaar. Het Stuveroverleg moet minstens éénmaal per kwartiel of trimester, afhankelijk per opleiding, worden georganiseerd. De organisatie voor het begin van het academiejaar zorgt ervoor dat je een lokaal op tijd kan boeken alsook dat je dit kan laten vastleggen in de uurroosters zodat iedereen dan verplicht vrij heeft. Indien het inplannen voor het begin van het academiejaar niet mogelijk is, wordt het best gewerkt met een systeem om te plannen (bv. Doodle). Om de namen van de studentenvertegenwoordigers in de evaluatievergaderingen te weten, mail je naar de studieloopbaanbegeleider(s) van jouw faculteit. Je kiest dan enkele datums uit waarop iedereen relatief vrij heeft en laat hen deze planning dan invullen. Vergeet hierbij niet de StuRa-mailbox in CC te zetten (stura@uhasselt.be). Het e-mailbericht kan volgende vorm aannemen: "Beste Stura-leden, leden van het OMT en Studentenvertegenwoordigers, de eerste vergadering van het Stuveroverleg komt eraan. Deze commissie heeft tot doel om op facultair niveau nieuwe ideeën te bespreken en problemen te signaleren. Daarnaast dient het ook om de evaluatievergaderingen terug te koppelen en lopende vakken te bespreken. Gelieve zo spoedig mogelijk in deze doodle (http://doodle.com) aan te duiden welke data jou passen. Indien je nog vragen hebt, aarzel dan zeker niet om mij te contacteren."

Als de datum voor het invullen gepasseerd is, boek je diezelfde dag nog best een lokaal voor de beste dag. Aan te raden is hierbij om het lokaal voor een duur van 3 uur te boeken. Een Stuveroverleg duurt gemiddeld 2 uur en dit zorgt ervoor dat je het lokaal niet wordt uitgeduwd. Eens je het lokaal te horen hebt gekregen, stuur je een mail met de agenda voor het Stuveroverleg door. Vergeet hierbij niet de StuRa-mailbox in CC te zetten. Deze mail kan volgende vorm aannemen: "Beste Stura-leden, leden van het OMT en studentenvertegenwoordigers, de eerste vergadering van het Stuveroverleg zal doorgaan op dinsdag 18 november, van 13 tot 15u in lokaal FR-0.13. Bijgevoegd vind je ook de voorlopige agenda. Als je hier graag nog iets aan wilt toevoegen, mag je dit natuurlijk altijd melden. Als je niet aanwezig kan zijn, gelieve dit dan te laten weten. Indien je nog vragen hebt, aarzel dan zeker niet om mij te contacteren."

Voor het opstellen van een agenda voor het Stuveroverleg kan het interessant zijn om de evaluatieverslagen op te vragen of te horen bij mensen in de verscheidene OMT’s of er nog punten zijn die op de agenda moeten worden geplaatst. Dit is echter enkel een suggestie en niet altijd haalbaar in het licht van de omvang van de verslagen alsook de hoeveelheid aan OMT’s. Het sjabloon van de agenda vindt je op onze Google Drive.

In het eerste Stuveroverleg van het academiejaar, wordt verplicht het agendapunt 'Presentatie studentenparticipatie' opgenomen. Dit agendapunt heeft als doel om iedereen te informeren over wat StuRa is, hoe StuRa werkt en hoe OMT’s en evaluatievergaderingen werken aan de hand van een powerpoint-presentatie. Deze presentatie vinden jullie ook terug op onze Google Drive.

Het verloop van het Stuveroverleg

Het Stuveroverleg heeft als voorzitter de faculteitscoördinator. Indien hij/zij niet aanwezig kan zijn, duidt hij/zij een andere voorzitter ad hoc aan, liefst het andere StuRa-lid in de faculteitsraad. De voorzitter duidt ook onder de aanwezige leden een verslagnemer aan. Best bespreek je in onderling overleg met de andere StuRa-leden op voorhand af wie doorheen het jaar verslagnemer zal zijn van het Stuveroverleg, hoewel er geen verplichting is dat dit een StuRa-lid is. De voorzitter is hierbij vooral een luisterend oor voor de studenten en geeft soms de juiste context aan voor bepaalde gebeurtenissen. Hij brengt de problemen in kaart en geeft deze door aan de juiste instanties.

Na een Stuveroverleg

Nadat het Stuveroverleg heeft plaatsgevonden, kan de verslaggever zijn tekst finaal afwerken. Zodra dit gebeurd is en de faculteitscoördinator akkoord gaat met de eerste versie, stuurt de faculteitscoördinator dit verslag door naar de leden van het Stuveroverleg voor nog eventuele feedback. Vergeet hierbij niet de StuRa-mailbox in CC te zetten. Het e-mailbericht kan volgende vorm aannemen: "Beste Stura-leden, leden van het OMT en Studentenvertegenwoordigers, bijgevoegd vinden jullie het verslag van de vergadering van het Stuveroverleg. Indien jullie hier nog wijzigingen in willen aanbrengen of opmerkingen over hebben, mag je me dit ten laatste donderdag 27 november doormailen."

Eens deze datum is verstreken, worden alle opmerkingen en bemerkingen opgenomen in het verslag en geüpload in onze Google Drive. De problemen die zijn aangekaart in het Stuveroverleg moet de faculteitscoördinator zo snel mogelijk proberen op te lossen. Globale problemen worden opgelost binnen StuRa. Facultaire problemen worden doorgegeven aan de bevoegde instantie.