Secretaris van de Studentenraad

Uit SUHasselt
Ga naar: navigatie, zoeken

De secretaris is een functie binnen de Studentenraad. Hij/zij is belast met de opmaak en de verzending van de agenda, de vergaderstukken en de verslagen van de algemene vergadering, alsook met de praktische uitvoering ervan, zoals het reserveren van een vergaderlokaal en het voorzien van eten. De secretaris voegt de miniverslagen van faculteitsraden samen en meldt de belangrijkste studentgerelateerde zaken die naar voren zijn gekomen tijdens de faculteitsraden op de algemene vergadering. Hij/zij zorgt dat de verslagen van de AV op de website geplaatst worden en voorziet de verslagen van de nodige censuur. De secretaris houdt ook het archief bij.

Daarnaast heeft de secretaris als taak om de StuRa-mailbox en StuRa-agenda te beheren alsook het regelmatig ophalen van de post bij het onthaal. Hij/zij ondersteunt het bestuur in het organiseren van zaken zoals de rectoraatsvergadering(en), het StuRa-weekend, de StuRa-barbecue, het rondsturen van massamails en dergelijke.

Voor de gegevens van de huidige secretaris kan je kijken bij de Samenstelling Studentenraad.

Bij te wonen vergaderingen

De secretaris woont vergaderingen van de volgende beleidsorganen en -raden bij:

Verwachtingen

De secretaris wordt meestal nauw betrokken bij het bestuur. Dit vanwege de grote samenwerking die er is met de bestuursleden. De secretaris zorgt er in de eerste plaats voor dat er verslagen van de AV's worden gemaakt en dat deze uitgeschreven worden. Nadat deze op de AV zijn verschenen voor goedkeuring worden deze aangepast waar nodig en gefinaliseerd.

Buiten de verslagen helpt de secretaris ook met het maken van de agenda, managen van de Drive, reserveren van lokalen, bestellen van eten op de vergadering, verslag nemen van werkgroepen, helpen opstellen van projectdocumenten, beheer van de StuRa-mailbox...

De secretaris rapporteer terug naar de voorzitter over het verrichte werk en andere zaken.

De secretaris weet waar hij/zij moet zijn voor bestellingen door te geven voor Umami en voor het reserveren van lokalen.

Takenpakket

Voorbeelden van onderwerpen die tot de bevoegdheid van de secretaris vallen:

  • Maken van agenda AV
  • Maken van layout-slides AV
  • Maken van inschrijfformulier AV
  • (Printen van agenda AV)
  • Reserveren van lokaal voor vergadering
  • Bestellen van broodjes en drank voor de AV
  • Nemen van verslag tijdens AV en werkgroepen
  • Uitschrijven van verslag
  • Bijhouden van aanwezigheden
  • Doorsturen van verslag aan bestuur van de studentenraad voor controle
  • Aanpassen van verslag met verbeteringen bestuur en AV
  • Finaal verslag publiceren