Opstellen Werkgroep in de Studentenraad

Uit SUHasselt
Ga naar: navigatie, zoeken

Hier vind je uitleg over het opstellen van een Werkgroep binnen de Studentenraad.

Stappen voor het opstellen van Doodle en Mail uitnodiging

Volgende stappen kunnen enkel gebeuren als iemand van het bestuur hiervan op de hoogte is.

  1. Bepaal het onderwerp van de werkgroep.
  2. Bepaal een naam voor de werkgroep (kort, duidelijk en uniek).
  3. Verkies een tijdsframe waarin de werkgroep(en) gaan plaatsvinden.
    1. Gebruik hiervoor de einddatum (indien gegeven).
  4. Stel een Doodle op voor een bepaalde periode, meestal 1-2 weken, afhankelijk van het tijdsframe.
    1. Maak hiervoor gebruik van de Kalender van de Studentenraad om conflicten te voorkomen.
    2. Selecteer enkel de momenten waarop geen andere werkgroepen, vergaderingen of andere vallen.
    3. Werkgroepen duren gemiddeld 1-2 uur, verdeel best de Doodle in 1 of 2 uur verdelingen.
  5. Stel een mail op met uitleg over de werkgroep.
    1. Dit houd onder anderen in: Beschrijving wat er gaat gebeuren, waar het gaat plaatsvinden (indien al bepaald), waarvoor de deze werkgroep samen moet komen,...
    2. Zet een deadline voor wanneer de Doodle ingevuld moet worden. (minstens 3 dagen voor de Werkgroep. Hier zijn uitzonderingen op)
  6. Zet de Doodle in de mail.
  7. Verstuur de mail naar het de verantwoordelijke van het bestuur zodat deze naar de hele AV (en geïnteresseerden) gestuurd kan worden.
  8. -Wacht op antwoorden-
  9. Kies een datum als de deadline voorbij is of indien er genoeg reacties zijn.
  10. Als het uur van de werkgroep tijdens de ochtend, middag of avond valt kunnen er broodjes besteld worden.
  11. Verstuur vervolgens een mail om iedereen te informeren over de datum.
    1. Zet ook in de mail of er al dan niet broodjes voorzien worden.
  12. Vraag aan het bestuur om de WG op te nemen in de Agenda.
  13. Regel met het bestuur de broodjes voor de WG.